Система штрих-кодирования в автосервисе

Интервью с директором Компании АвтоСофт, Остроушко Тимофеем для журнала "Новости АвтоБизнеса".

Система штрих-кодирования на сервисе. -Зачем на сервисе может использоваться система штрих-кодирования? На каких постах или участках?

Автосервис, как впрочем и предприятие любого типа, для эффективной работы требует внедрения современных технологий. Что касается непосредственно станций технического обслуживания, то понятно, что в первую очередь, это, конечно, различное оборудование, подъемники, диагностические комплексы, тестеры, сканеры, мотортестеры и т. д., но не стоит забывать и о документообороте, ведь это тоже один из важных факторов в работе автосервиса. Чтобы привести в порядок документы, тоже имеет смысл воспользоваться специальными инструментами, созданными для этих целей.

Так, например, если мы говорим об автосервисе, в котором имеется несколько постов, и несколько сотрудников, отвечающих за работу с клиентами (приемка-сдача автомобиля, прием оплаты от клиента), целесообразным может быть внедрение не только специального программного обеспечения, но и дополнительно системы штрих-кодирования документов, чтобы можно было быстро найти нужный документ по базе, не тратя лишнее время сотрудников автосервиса и не заставляя клиентов долго ждать. Речь идет о том, что такое программное обеспечение должно обеспечивать возможность присваивания штрих-кода конкретному документу, например, Наряд-Заказу. А скорость обработки документов обеспечивается впоследствии с помощью специального оборудования - сканера штрих-кода, благодаря использованию которого и происходит быстрый поиск нужного документа в базе. Представьте себе ситуацию: у Вас довольно много клиентов, и если ремонт сложный, то каждый клиент может посетить автосервис не один раз, может произвести частичную оплату в качестве аванса, привезти свои запчасти и т. д., и чтобы найти по нему нужный документ быстро, как раз можно использовать систему штрих-кодирования. Или, к примеру, идет данный клиент от менеджера к кассиру на оплату, и кассир просто сканирует штрих-код, помещаемый на Наряд-Заказе, и сразу после оплаты проводит в программе нужный документ.

Кроме того, как вы все знаете, в наши дни автосервис обычно занимается не только ремонтом и обслуживанием транспортных средств, но зачастую и продажей клиентам расходных материалов, запасных частей для авто. Это удобно для клиентов и выгодно для станций технического обслуживания. Ведь клиенту не нужно бегать в поисках необходимой для осуществления ремонта деталью, а для автосервиса это дополнительный заработок, причем, по оценкам экспертов, занимающий немалую долю в общем обороте фирмы. Понятно, что для этих целей должен так или иначе иметься склад. А для того, чтобы там все было разложено "по полочкам" - в прямом и переносном смысле, т. е. чтобы был полный порядок, необходимо вести складской учет. Можно, конечно, вести его вручную, если склад не очень большой. Но это, как говорится, прошлый век. Плюс Вы вряд ли сможете владеть оперативной информацией о том, что у Вас есть на складе, а что заканчивается, что нужно дозаказать и в каких количествах, сколько чего и когда было продано, инвентаризация тоже в данном случае будет явно "хромать на обе ноги". Кроме того, период времени, необходимый на поиск той или иной запчасти, может быть довольно длительным, что в глазах клиента будет иметь негативный оттенок.

Каковы есть решения в этой сфере сегодня? Как минимум, это внедрить программное обеспечение, которое позволяет помимо прочего вести и складской учет, реализацию товаров с формированием всех необходимых для этого документов - как для предоставления клиенту (накладные, счета-фактуры и т.д.), так и для отчетности и аналитики. Понятно, что программ, позволяющих вести складской учет, сегодня можно встретить довольно много. Однако если Ваша организация не только осуществляет продажу запчастей, но и ведет ремонт и обслуживание автомобилей, все же рекомендуется внедрение специализированных компьютерных программ именно для автосервиса. Ведь они охватывают весь необходимый документооборот автосервиса и созданы специально для этих целей, а не искусственным образом "заточены" для автоматизации бизнес-процессов станций технического обслуживания.

Одним из хороших примеров такого программного обеспечения являются разработки Компании АвтоСофт, которая вот уже 17 лет "в теме" и создает программы специально для предприятий сферы автобизнеса. Стоит отметить, что практически все функции данных программ были написаны при тесном сотрудничестве с реальными клиентами - автосервисами, автотранспортными предприятиями, автосалонами, автомагазинами, автоперевозчиками, автоэкспертами, страховыми компаниями.

Так, для автосервисов были специально разработаны программы - АвтоПредприятие, АвтоМастерская, НормыВремени. Для магазинов запчастей - АвтоМагазин. Эти программы позволяют помимо прочего вести и складской учет. Также есть возможность подключения модуля "Интернет-Магазин" - для продажи запчастей посредством Интернет в режиме онлайн. Работает этот модуль в связке с одной из программ семейства AutoSoft. Для обеспечения правильности и быстроты формирования карточек товаров можно в комплексе использовать программу "АвтоКаталог", которая содержит в себе иллюстрированные электронные каталоги запасных частей на русском языке по тысячам моделей транспортной техники как отечественного, так и импортного производства по целому ряду типов техники, таких как: легковые автомобили, грузовые автомобили, сельхозтехника, спецтехника, автобусы, двигатели.

Итак, вернемся к вопросу складского учета. Следует отметить, что для повышения эффективности работы автосервиса в части автоматизации складского учета и реализации запчастей и материалов на многих предприятиях данной сферы уже довольно давно внедряется ранее уже упомянутое специализированное оборудование и соответствующее программное обеспечение, которое позволяет существенно сократить время на ввод информации, минимизировать количество ошибок и повысить уровень обслуживания клиентов за счет ускорения бизнес-процессов.

Когда мы говорим об оборудовании для складского учета, то в первую очередь имеем в виду, конечно же, сканеры штрих-кодов (о которых мы уже ранее говорили, когда речь шла о работе с документами) и терминалы сбора данных. Это такие устройства, которые позволяют считывать штрих-коды с этикеток, документов, тем самым позволяя избежать ручного ввода или поиска товара в программе, который необходимо, скажем, продать. Только представьте себе, сколько времени экономит оператор ПК на этом. Ведь штрих-код уникален и мгновенно позволяет идентифицировать нужную позицию и уже дальше работать с ней.

-Каков механизм ее функционирования? Механизм функционирования сканера штрих-кода внешне выглядит примерно так же, как мы привыкли видеть в супермаркетах, где кассир проводит сканером по штрих-коду, и данный товар уже оказывается "в корзине" покупателя. Примерно так же можно все организовать и в автосервисе.

А "внутренне" это работает так: сканер штрих-кода подключается к компьютеру, где установлена программа и специальный драйвер, сканируемый штрих-код передается на компьютер, программа обрабатывает поступившую информацию и делает необходимую операцию ? скажем, реализация товара.

-Какое требуется оборудование для внедрения такой системы? Какое программное обеспечение?

Для реализации системы штрих-кодирования на автосервисе потребуется следующее оборудование: компьютер или ноутбук, программа семейства "АвтоПредприятие 9" AutoSoft, сканер штрих-кодов, который работает "в разрез клавиатуры", модель при этом может быть любой - все они работают одинаково (также вполне корректно могут работать некоторые сканеры, работающие через USB-порт, или беспроводные сканеры, но лучше предварительно уточнить, какие модели уже были протестированы в работе).

-Окупается ли штрих-кодирование? За счет чего?

Да, окупается. Причем довольно быстро. Ведь сканер штрих-кода стоит, как правило, не очень дорого (вполне можно уложиться в 2,5-3 тыс.руб.), зато он позволяет существенно сократить время на обработку и ввод информации, значительно снижает вероятность ошибок при вводе.

-Как подготовить персонал к переходу на эту систему?

Какой-то особой подготовки персонала, как правило, не требуется, если сотрудник является опытным пользователем ПК и оргтехники. Достаточно один раз показать, как пользоваться сканером штрих-кода и объяснить, что при этом следует делать в программе. Понятно, что должна быть некая целесообразность при внедрении данной системы на предприятии. Склад должен быть хотя бы средних размеров, а не 10 позиций и поток клиентов должен быть довольно большим, а не один клиент в день.

Так что внедрять систему штрих-кодирования в Вашем автосервисе - решать Вам, но мы бы рекомендовали это сделать, ведь отзывы многих клиентов говорят об успешности работы в этом направлении.
 

---

 Другие статьи:

• Интервью директора Компании АвтоСофт для журнала "Автобизнес" к статье "Электронный автосервис" (28.12.2015 16:40)
• IT-решения для СТО (30.07.2014 16:03)
• Как выбрать автосервис (30.01.2013 22:04)
• Интервью с директором компании АвтоСофт Остроушко Т.А. (11.04.2011 17:48)
• Покупаем дешевле... (24.03.2008 15:40)